Documentación / Introducción
quoERP es el sistema de gestión empresarial de MENRICORP. Centraliza la operación técnica y administrativa en una sola plataforma: equipos, mantenimientos, órdenes de trabajo, facturación y reportes.
Este módulo de documentación está disponible para todos los usuarios del sistema y cubre el uso completo del Módulo de Control de Mantenimiento.
ℹ️
¿Para quién es esta documentación?
Está diseñada para cualquier persona que use el sistema, sin importar su experiencia técnica. Cada sección explica qué hace cada función, paso a paso, y qué esperar en cada caso.
¿Qué incluye el sistema?
| Módulo | ¿Qué permite hacer? |
|---|
| Teams | Organizar técnicos en grupos especializados por tipo de equipo. |
| Tipos de equipo | Catalogar las categorías de maquinaria que reciben servicio. |
| Equipos | Ficha técnica completa de cada máquina: foto, propietario, historial. |
| Trabajos predefinidos | Plantillas de mantenimiento reutilizables con frecuencia e insumos. |
| Programación | Calendario automático de próximos mantenimientos por equipo. |
| Órdenes de Trabajo | Registro completo de cada servicio: técnicos, tiempo, cotización, firma digital del cliente. |
| Informes de jornada | Resumen diario del técnico exportable a PDF con firma. |
Documentación / Conceptos clave
Antes de empezar, familiarízate con estos términos que encontrarás en todo el sistema.
| Término | ¿Qué significa? |
|---|
| Team | Grupo de técnicos especializados. Ej: "Team Eléctrico". Cada tipo de equipo se asigna a un team responsable. |
| Tipo de equipo | Categoría de máquina. Ej: "Procesadora de fotos", "Impresora gran formato". |
| Equipo | Máquina física registrada en el sistema con su ficha técnica, foto y propietario actual. |
| Trabajo predefinido | Plantilla de mantenimiento: qué se hace, cada cuántos días y cuánto tarda. Se reutiliza en múltiples equipos. |
| Programación | Vínculo entre un equipo y un trabajo predefinido. Genera el calendario automático de próximos servicios. |
| OT | Orden de Trabajo. Documento que registra todo lo ocurrido en un servicio de mantenimiento. |
| Folio | Número único de una OT. Formato: OT-2026-00015. Se asigna automáticamente. |
| Log | Historial inmutable de acciones sobre una OT. No se puede borrar ni editar. |
| Cron | Proceso automático que corre a las 6:00 AM para crear OTs preventivas del día siguiente. |
| Snapshot | Copia del nombre del cliente/equipo al momento de crear la OT. No cambia si el dato original se edita después. |
| Token | Código único en el enlace de confirmación del cliente. Expira en 48 horas. |
Documentación / Acceso y navegación
Cómo ingresar al sistema y moverte entre módulos.
Iniciar sesión
1
Abre tu navegador (Chrome, Edge o Firefox) y escribe la dirección del sistema.
2
Ingresa tu correo electrónico y tu contraseña.
3
Haz clic en Iniciar sesión. Serás redirigido al Dashboard.
⚠️
¿Olvidaste tu contraseña?
Comunícate con el administrador del sistema. Solo él puede restablecer contraseñas desde la sección de Usuarios.
Navegación
- Menú lateral izquierdo: acceso a todos los módulos según tu rol. El módulo activo se resalta en azul.
- Barra superior: nombre de la empresa, buscador de módulos y acceso a tu perfil.
- Buscador de módulos: escribe cualquier nombre de sección (ej:
equipos, órdenes) y aparecerá un menú desplegable para ir directo.
💡
Puedes acceder a esta documentación en cualquier momento desde el menú lateral, sección Documentación.
Documentación / Mantenimiento / Teams
Los teams son los grupos de trabajo de mantenimiento. Organiza a tus técnicos por especialidad y asigna cada tipo de equipo a un team responsable.
Accede desde: Mantenimiento → Teams
Crear un nuevo team
2
Nombre: nombre descriptivo (ej: "Team Eléctrico").
3
Color: haz clic en el cuadro de color para elegir un identificador visual del team.
4
Líder: técnico responsable del team (opcional).
5
Descripción: especialidades o tipos de equipo que atiende.
Gestionar miembros
1
Haz clic en Miembros en la tarjeta del team.
2
Para agregar: selecciona un usuario del listado y haz clic en Agregar.
3
Para quitar: haz clic en Quitar junto al nombre del técnico.
⚠️
Un usuario solo puede pertenecer a un team a la vez. Al asignarlo a uno nuevo, sale del anterior automáticamente.
Activar / Desactivar
Haz clic en Desact. en la tarjeta del team. Los teams inactivos se muestran atenuados y no aparecen en asignaciones.
Documentación / Mantenimiento / Tipos de equipo
Categorías de maquinaria que recibirán mantenimiento. Cada tipo se asigna a un team responsable.
Accede desde: Mantenimiento → Tipos de equipo
Crear un tipo de equipo
2
Ingresa el nombre (ej: "Procesadora Fuji SP-3000").
3
Selecciona el team responsable.
4
Elige el ícono escribiendo su nombre. El sistema usa íconos Tabler (ej: ti-device-desktop). Se previsualiza en tiempo real.
💡
Si no conoces el nombre del ícono, deja ti-device-desktop por defecto. Puedes actualizarlo después.
Documentación / Mantenimiento / Equipos
Ficha técnica de cada máquina. Incluye datos del fabricante, foto, propietario actual y todo el historial de cambios de dueño.
Accede desde: Mantenimiento → Equipos
Registrar un equipo nuevo
1
Haz clic en Nuevo Equipo.
2
Completa: nombre, tipo de equipo, marca, modelo y N° de serie.
3
(Opcional) Sube una foto haciendo clic en Subir imagen.
4
(Opcional) Asigna el cliente propietario actual desde la lista.
5
Ingresa la ubicación del equipo.
📋
Historial de propiedad automático
Cuando editas un equipo y cambias el cliente propietario, el sistema guarda automáticamente el registro anterior en el historial. Haz clic en el ícono de reloj para verlo.
Estados del equipo
| Estado | Descripción |
|---|
| Activo | Operativo y disponible para programar mantenimientos. |
| Inactivo | Temporalmente fuera de servicio. No genera OTs preventivas automáticas. |
| Dado de baja | Retirado definitivamente del inventario. |
Documentación / Mantenimiento / Trabajos predefinidos
Plantillas de mantenimiento reutilizables. Se crean una vez y se asignan a múltiples equipos con sus propios calendarios.
Accede desde: Mantenimiento → Trabajos
Crear un trabajo predefinido
1
Haz clic en Nuevo Trabajo.
2
Nombre: ej. "Limpieza de cabezales", "Revisión eléctrica preventiva".
3
Frecuencia en días: cada cuántos días se repite. El sistema muestra el equivalente en meses automáticamente.
30 = mensual · 60 = bimestral · 90 = trimestral · 180 = semestral · 365 = anual
4
Duración estimada en minutos: se convierte a horas y minutos automáticamente.
5
Descripción del proceso: pasos detallados de ejecución. Aparece en cada OT generada.
6
Insumos: materiales o repuestos necesarios.
Documentación / Mantenimiento / Programación
📅
Programación de Mantenimientos
Vincula equipos con trabajos predefinidos para generar el calendario automático de próximos servicios.
Accede desde: Mantenimiento → Programación
Programar un mantenimiento
1
Haz clic en Vincular equipo.
2
Selecciona el equipo y el trabajo predefinido.
3
(Opcional) Ingresa una frecuencia personalizada en días si difiere del trabajo base.
4
Ingresa la fecha del último mantenimiento. El sistema calcula el próximo automáticamente.
Semáforo de urgencia
| Color | Significado |
|---|
| Vencido | Ya debió realizarse. Atención inmediata. |
| Urgente | 7 días o menos para la fecha. |
| Próximo | Entre 8 y 30 días. |
| Programado | Más de 30 días. Todo en orden. |
Ver el calendario completo
Haz clic en el ícono 📅 de cualquier vínculo para ver las próximas 6 fechas de ese mantenimiento, con días restantes y su estado de urgencia.
Documentación / Órdenes de Trabajo / Crear
📝
Crear una Orden de Trabajo
La OT es el documento central del módulo. Registra todo lo que ocurre durante un servicio de mantenimiento.
Accede desde: Mantenimiento → Órdenes de trabajo
Tipos de OT
| Tipo | Cuándo usarlo |
|---|
| Correctivo | El equipo tiene un fallo o problema que se reporta. |
| Preventivo | Mantenimiento programado. También se genera automáticamente por el cron diario. |
| Adicional | Segunda visita vinculada a una OT existente. |
Pasos para crear una OT
2
Selecciona el tipo de OT.
3
Selecciona el equipo al que aplica.
4
(Opcional) Asigna el técnico principal. Puedes asignarlo después.
5
Describe el motivo o problema en el campo de texto.
6
Haz clic en Crear OT. Se asigna el folio automáticamente (ej: OT-2026-00015).
💡
Al crear la OT se abre directamente su detalle para que puedas seguir completando la información.
Documentación / Órdenes de Trabajo / Estados
🔄
Estados y Etiquetas de la OT
Las OTs siguen un flujo de estados secuencial. Cada estado tiene un significado preciso y define qué acciones están disponibles.
Estados principales
| Estado | Descripción | Quién puede avanzar |
|---|
| Nueva | OT creada, pendiente de atención. | Cualquier técnico |
| Atendiendo | El técnico está ejecutando el servicio. | Cualquier técnico |
| Cerrada | Servicio completado. Pendiente de facturación. | Cualquier técnico |
| Facturada | Se registró el número de factura. Estado final. | Al registrar factura |
| Desechada | OT cancelada o creada por error. | Supervisor o superior |
▶️
¿Cómo avanzo el estado?
En el panel derecho del detalle de la OT encontrarás los botones para avanzar. Al hacer clic, el sistema pedirá una observación opcional antes de confirmar.
Etiquetas / Condiciones
Además del estado, puedes agregar una etiqueta para dar más contexto sin alterar el flujo:
| Etiqueta | Cuándo usarla |
|---|
| En observación | El equipo quedó bajo monitoreo post-servicio. |
| Visita adicional | Se requiere o se programó una segunda visita. |
| Cotizado | Se entregó cotización al cliente. |
| Garantía | El servicio está dentro del período de garantía. |
| Para descuento | Se aplicará descuento en la factura. |
| Por facturar | Listo para emitir la factura. |
| Concluida | Cliente confirmó satisfacción con el servicio. |
Documentación / Órdenes de Trabajo / Gestión
🛠️
Técnicos, Tiempo y Facturación
Desde el detalle de la OT puedes gestionar los técnicos asignados, registrar el tiempo trabajado y cargar cotización y factura.
Técnicos
- Técnico principal: se asigna al crear la OT o desde el detalle.
- Técnicos adicionales: selecciona un usuario del listado y haz clic en Agregar.
- Para quitar un técnico adicional, haz clic en la X junto a su nombre.
Tiempo efectivo
1
Encuentra el campo Tiempo efectivo de trabajo en el detalle.
2
Ingresa los minutos totales trabajados (ej: 90 = 1h 30m).
3
Haz clic en Guardar. Puedes ajustarlo en cualquier momento antes de Facturar.
Cotización
1
Ingresa el monto cotizado en dólares.
2
(Opcional) Adjunta el archivo de cotización en PDF o imagen.
3
Haz clic en Guardar cotización.
Factura
Disponible cuando la OT está en estado Cerrada:
1
Ingresa el número de factura (ej: 001-001-000000123).
2
Haz clic en Registrar factura. La OT pasa automáticamente a Facturada.
Visita adicional
Si se requiere una segunda visita al mismo equipo:
1
En el detalle de la OT, haz clic en Crear visita adicional.
2
Se crea una nueva OT de tipo Adicional vinculada a la original.
3
Ambas OTs quedan enlazadas y visibles en el panel "Visitas adicionales".
Documentación / Órdenes de Trabajo / Aprobación digital
✅
Aprobación Digital del Cliente
Permite que el cliente confirme digitalmente que el servicio fue realizado satisfactoriamente, generando evidencia en la OT.
¿Cómo funciona?
El sistema genera un enlace único. El cliente lo abre en su celular o computadora, escribe su nombre y confirma el servicio. No necesita crear una cuenta ni instalar nada.
Generar el enlace
1
En el detalle de la OT, haz clic en Generar link de confirmación.
2
Aparecerá el enlace. Haz clic en Copiar enlace.
3
Envía el enlace al cliente por WhatsApp, correo u otro medio.
4
El cliente abre el enlace, ingresa su nombre y confirma.
5
La OT queda marcada como Concluida y registra quién confirmó y cuándo.
⏳
El enlace expira en 48 horas
Si el cliente no lo usa a tiempo, genera uno nuevo desde la misma OT. El enlace anterior quedará inválido automáticamente.
Documentación / Órdenes de Trabajo / Historial
El historial registra absolutamente todo lo que ocurre en una OT: cambios de estado, técnicos, cotizaciones, comentarios y confirmaciones del cliente.
🔒
El historial es inmutable
Nada puede eliminarse ni editarse. Cada entrada queda grabada de forma permanente con el usuario y la fecha exacta.
Tipos de anotaciones que puedes agregar
| Tipo | Cuándo usarlo |
|---|
| Comentario general | Observación técnica, nota de seguimiento. |
| Control de calidad | Revisión post-servicio del supervisor. |
| Reclamo | El cliente reportó un problema con el servicio. |
| Retroalimentación | Comentario positivo o sugerencia del cliente. |
Agregar un comentario
1
En el panel derecho del detalle de la OT, haz clic en el ícono 💬 Comentar.
2
Selecciona el tipo de anotación.
3
Escribe el texto y haz clic en Guardar.
Documentación / Informes de jornada
📊
Informes de Cierre de Jornada
Resumen diario de trabajo de cada técnico. Consolida las OTs atendidas, tiempo total, cotizaciones generadas y observaciones.
Accede desde: Mantenimiento → Informes de jornada
Crear un informe
1
Haz clic en Nuevo Informe.
2
Selecciona la fecha de la jornada (por defecto: hoy).
3
El sistema mostrará las OTs del día asociadas a tu usuario. Selecciona con ✓ las que quieres incluir.
4
Agrega observaciones generales si lo deseas.
5
Haz clic en Crear Informe.
📅
Solo puede existir un informe por técnico por día. Si necesitas corregir algo, edita el informe existente.
Enviar el informe
Una vez completo, haz clic en Enviar informe. Al enviarlo el estado cambia a Enviado y ya no puede modificarse.
Imprimir o guardar como PDF
1
Haz clic en el ícono 🖨️ desde la lista o el detalle del informe.
2
Se abre la vista de impresión en una nueva pestaña.
3
Haz clic en Imprimir / Guardar PDF.
4
En el diálogo del navegador, selecciona "Guardar como PDF" como impresora.
📄
El PDF incluye
Encabezado con nombre de empresa · Técnico y fecha · Tabla detallada de OTs con tiempo, cotización y factura · Totales del día · Observaciones · Bloque de firmas para impresión física.
Documentación / Administración / Roles
El acceso a cada función depende del rol asignado a tu usuario. Hay 5 niveles jerárquicos.
| Rol | Nivel | Acceso al módulo de mantenimiento |
|---|
| Super Admin | 100 | Acceso total sin restricciones. |
| Administrador | 80 | Gestión completa: crear, editar, desechar, ver todos los informes. |
| Gerente | 60 | Ver y crear OTs, ver informes de todo el equipo, cerrar OTs. |
| Supervisor | 40 | Crear y editar OTs, desechar OTs, gestionar informes del equipo. |
| Usuario | 20 | Ver sus OTs, crear OTs, registrar tiempo, comentar, crear sus propios informes. |
🔑
Solo el Administrador o Super Admin puede cambiar roles. Si necesitas más permisos, contacta a tu administrador.
Documentación / Administración / Cron automático
El sistema ejecuta automáticamente un proceso cada día a las 6:00 AM que genera las órdenes de trabajo preventivas del día siguiente.
¿Qué hace exactamente?
- Revisa todos los vínculos de programación con
next_maintenance_at = mañana.
- Crea una OT de tipo Preventivo por cada vínculo encontrado.
- Actualiza la fecha del último y próximo mantenimiento en la programación.
- Guarda un log en
storage/logs/cron_maintenance.log.
☀️
Al iniciar el día laboral, los técnicos ya encontrarán las OTs preventivas listas en su lista de órdenes de trabajo.
Configuración (para administradores)
El cron debe configurarse en cPanel con el siguiente comando:
0 6 * * * php /home/qpsec/public_html/quoerp.qps.ec/public/cron/maintenance_cron.php
También puede ejecutarse manualmente via URL con la clave configurada:
https://quoerp.qps.ec/cron/maintenance_cron.php?key=TU_CRON_SECRET
Documentación / Preguntas frecuentes
¿Qué hago si creé una OT con el equipo equivocado?
No puedes cambiar el equipo de una OT existente. Si el error es reciente, un Supervisor puede Desechar la OT y tú creas una nueva con el equipo correcto. El historial de la OT desechada queda registrado.
¿Puedo crear una OT sin asignar técnico?
Sí. Puedes crear la OT sin técnico y asignarlo después desde el detalle. Útil cuando recibes el reporte pero aún no sabes quién irá al servicio.
El cliente no recibió el link de confirmación, ¿qué hago?
Genera un nuevo link desde el detalle de la OT. El link anterior quedará inválido automáticamente. Asegúrate de copiar el enlace completo antes de enviarlo.
¿Cuál es la diferencia entre "Cerrar OT" y "Desechar"?
Cerrar OT significa que el servicio se completó exitosamente y está pendiente de facturación. Desechar cancela la OT (ej: creada por error). Desechar requiere nivel Supervisor y no puede deshacerse.
¿Se pueden recuperar datos borrados?
Las OTs desechadas no se eliminan, solo cambian de estado. El historial (log) es inmutable. Para recuperar información, contacta al administrador.
¿Cuándo se generan las OTs preventivas automáticas?
Todos los días a las 6:00 AM. Si un equipo tiene un mantenimiento programado para el día siguiente, se crea la OT automáticamente. Puedes verlas filtrando por tipo Preventivo en la lista de órdenes.
¿Puedo editar un informe de jornada después de enviarlo?
No. Una vez enviado, el informe queda en estado Enviado y es inmutable. Si necesitas correcciones, el administrador puede asistirte.
Documentación / Glosario
Definición de todos los términos técnicos utilizados en quoERP.
| Término | Definición |
|---|
| Cron | Proceso automático que el sistema ejecuta en un horario fijo (6:00 AM diariamente) sin intervención humana. |
| Equipo | Máquina física registrada en el sistema con ficha técnica, foto y propietario. |
| Folio | Número único de una OT. Formato: OT-2026-00015. Se genera automáticamente. |
| Log / Historial | Registro inmutable de acciones sobre una OT. No puede borrarse ni editarse. |
| OT | Orden de Trabajo. Documento central del módulo que registra un servicio de mantenimiento completo. |
| Preventivo | Mantenimiento programado periódicamente para evitar fallos antes de que ocurran. |
| Correctivo | Servicio realizado cuando un equipo ya tiene un fallo o problema. |
| Programación | Vínculo entre un equipo y un trabajo predefinido que genera el calendario automático. |
| Semáforo | Indicador visual de colores (rojo/naranja/amarillo/verde) que muestra la urgencia de un mantenimiento. |
| Snapshot | Copia del nombre del cliente o equipo al momento de crear la OT. No cambia si el dato original se modifica después. |
| Team | Grupo de técnicos especializados en un tipo de equipo o servicio. |
| Token | Código único incluido en el enlace de confirmación del cliente. Expira en 48 horas. |
| Vínculo | Asociación entre un equipo y un trabajo predefinido en la programación de mantenimientos. |